In un contesto in continua evoluzione, l’adozione di strumenti tecnologici avanzati è diventata essenziale per ottimizzare i processi organizzativi e amministrativi. In questo senso, Federottica ha deciso di adottare il software VteNext, la piattaforma CRM avanzata proposta da Texo Software, per la gestione della sua segreteria nazionale. Questa intervista al segretario generale Stefano Bertani ci permette di comprendere i motivi di questa scelta, a vantaggio di tutti gli associati.
“L’introduzione di VteNext ha rappresentato per Federottica un vero e proprio salto di qualità. Abbiamo sempre avuto bisogno di strumenti innovativi che ci aiutassero a gestire al meglio le informazioni e a ottimizzare le procedure, ma con VteNext siamo riusciti a fare molto di più in quanto siamo riusciti a costruire una piattaforma perfettamente corrispondente alle nostre esigenze operative senza dover sviluppare un software su misura per gli evidenti costi difficili da sostenere per una Associazione e le conseguenti lunghe tempistiche per la messa in esercizio”.
Ottimizzazione delle procedure e conformità GDPR
Uno dei principali vantaggi di VteNext è la sua capacità di ottimizzare le procedure interne, specialmente per quanto riguarda la gestione delle informazioni. Questo ha avuto ripercussioni positive anche in termini di compliance con il GDPR, il Regolamento europeo sulla protezione dei dati personali. “Con VteNext siamo in grado di tracciare e gestire i dati in modo più organizzato rispetto a prima, elevando ulteriormente i livelli di sicurezza già alti, restando conformi alle normative vigenti in tema di GDPR ma migliorando il servizio verso i nostri associati”.
Rivoluzione nella gestione delle convenzioni
Oltre alla gestione ordinaria, VteNext ha permesso a Federottica di rivoluzionare completamente la gestione delle convenzioni, come quelle assicurative. “Abbiamo potuto ripensare e ottimizzare i flussi di lavoro legati alle convenzioni, offrendo un servizio più rapido ed efficiente ai nostri soci ma riducendo enormemente la mole di lavoro del nostro backoffice. Questo ha semplificato enormemente la gestione di attività complesse, come in occasione degli eventi e dei corsi, riducendo i tempi e i costi operativi”.
Espansione verso nuove implementazioni future
L’adozione di VteNext, tuttavia, non si ferma qui. L’organizzazione guarda al futuro con nuove idee di implementazione. “Grazie a VteNext stiamo considerando l’integrazione con Optoservice, la nostra società controllata, per gestire e inviare, per esempio, le riviste ai soci in modo più efficiente. Inoltre, stiamo progettando la creazione di un’area riservata ai soci, dove potranno accedere tramite login a documenti esclusivi. Questo è ora possibile per l’altissimo grado di automatizzazione delle attivazioni e disattivazione dei singoli account garantito proprio da VteNext”.
Un CRM che si adatta alle esigenze dell’organizzazione
Uno dei punti di forza di VteNext è la sua flessibilità. VteNext si adatta alle organizzazioni che lo adottano, non il contrario. Grazie proprio alla sua modularità e alla possibilità di personalizzazione, è stato trasformato in un vero e proprio gestionale verticale su misura per Federottica. Questo è stato possibile anche grazie al lavoro dei consulenti di Texo Software, partner ufficiali di VteNext. A seguito di un’analisi dettagliata delle esigenze e delle procedure, il CRM è stato adattato sotto ogni aspetto, offrendo così una soluzione su misura e riducendo i costi rispetto allo sviluppo di un applicativo ad hoc.
VteNext ci ha permesso di automatizzare o ottimizzare diverse attività che vanno dalla gestione delle newsletter alla conservazione di documenti, fino alla gestione dei preventivi, dei lead e dei prospect. “Con un unico strumento, possiamo gestire molteplici attività, migliorando l’efficienza e ottimizzando i processi. Grazie a VteNext, abbiamo ottimizzato la comunicazione verso i nostri associati, mantenendo un’attenzione costante sui processi operativi e sulla gestione del GDPR”.
In sintesi, l’adozione di VteNext ha permesso a Federottica di migliorare significativamente la gestione interna, garantendo maggiore efficienza, sicurezza e flessibilità. Il futuro è ora orientato verso ulteriori implementazioni che renderanno l’organizzazione ancora più moderna e orientata ai bisogni dei suoi soci.
